Gửi mail hàng loạt vào inbox những điều cần lưu ý

Gửi mail hàng loạt vào inbox những điều cần lưu ý
Tháng Tư 06 16:28 2019

Gửi mail hàng loạt vào inbox thông qua các công cụ bổ trợ luôn được những người làm marketing, bán hàng quan tâm và kỳ vọng tỷ lệ thư vào inbox đạt 100%. Tuy nhiên, một thực tế phũ phàng đó là càng ngày các bộ lọc mail càng thắt chặt cơ chế, chính sách nên nếu không kiên trì, không đầu tư thời gian, đầu tư nội dung thật tốt…chắc chắn tỷ lệ mail vào spam sẽ rất cao.

Theo báo cáo của Kaspersky Lab – Một công ty lớn của Mỹ về phần mềm diệt virus có uy tín, thì Việt Nam là quốc gia đứng thứ hai trên thế giới về mức độ spam email. Tỷ lệ spam chiếm khoảng 7.8% trên tổng số email spam toàn thế giới. Một trong những nguyên nhân dẫn đến tỷ lệ cực cao như thế này là do việc gửi email hàng loạt không được đầu tư bài bản, cẩn thận về nội dung, về chiến lược và đặc biệt không tuân thủ theo đúng luật CAN – SPAM của thế giới.

Vậy thì một câu hỏi được đặt ra là “Làm thế nào để email được gửi đi không vào mục spam của người nhận?” và “Phương pháp gửi email hàng loạt như thế nào để hiệu quả như kỳ vọng?”, chắc chắn các câu hỏi này được rất nhiều người làm email marketing đề cập đến.

Thực tế cho thấy, email marketing là một kênh marketing quan trọng, hiệu quả và đỡ tốn kém chi phí nhất đối với người làm digital marketing. Nhưng làm sao để email gửi đi được vào mục inbox của khách hàng với tỷ lệ lên tới trên 90%?

Để trả lời câu hỏi trên, trong bài viết này, Uy sẽ chia sẻ một số bí quyết, cũng như thủ thuật để giúp bạn gửi email theo đúng luật của các bộ lọc mail và vào hộp thư inbox của khách hàng, qua đó gia tăng cơ hội chuyển đổi thành các giao dịch bán hàng tốt cho bạn.

Bạn hãy theo dõi thật cẩn thận và thực hiện đúng như những gì Uy chia sẻ dưới đây, để đảm  bảo mail gửi đi được chuyển tới hòm thư inbox của khách hàng.

1. Danh sách email khách hàng phải chuẩn

     Danh sách email khách hàng chuẩn là danh sách mail được khách hàng tự nguyện trao cho bạn, khách hàng và bạn đều biết nhau thì đó mới tạm gọi là danh sách email chuẩn.

     Việc bạn mua danh sách email từ một nơi khác, hay được người khác cho, tặng…dưới bất kỳ hình thức nào mà khách hàng chẳng biết bạn, thậm chí bạn cũng chẳng biết người ta thì đấy không phải là danh sách email chuẩn. Nếu bạn sử dụng danh sách email này cho mục đích gửi mail hàng loạt thì vô hình chung bạn đã vi phạm bộ luật CAN – SPAM (Bộ luật quy định về việc thiết lập, xây dựng và phát tán email marketing), do vậy email bạn gửi đi sẽ có nguy cơ vào mục spam của người nhận rất cao. Bên cạnh đó, việc gửi mail cho những người bạn không quen biết là vi phạm pháp luật thư tín điện tử của Việt nam, nên khả năng bạn sẽ bị phạt, thậm chí phải chịu trách nhiệm hình sự, cụ thể về vấn đề này bạn vui lòng xem thêm tại bài viết “Bán danh sách 100 ngàn địa chỉ email khách hàng vip trên toàn quốc“.

2. Thường xuyên loại bỏ các địa chỉ email chết đi

      Bạn hiểu thế nào là email chết?

      Một địa chỉ email được coi là chết khi và chỉ khi nó không tồn tại trên thực tế, hoặc nó có tồn tại nhưng người chủ của nó đã bỏ nó đi từ lâu rồi, họ không còn sử dụng địa chỉ này trong một khoảng thời gian khá lâu rồi (do vậy đến thời điểm hiện tại, nó đầy thư và không còn chỗ để chứa thư của bạn).

      Ngay cả khi khách hàng đồng ý gửi mail cho bạn nhưng vì lý do nào đó địa chỉ mail đó chỉ cần thiếu đi một ký tự hoặc thừa một ký tự thì nó cũng trở thành một địa chỉ email không đúng, một địa chỉ email chết.

      Nếu bạn cố tình gửi mail vào các địa chỉ email chết này thì địa chỉ email của bạn (địa chỉ dùng để gửi mail cho khách hàng) sẽ bị các bộ lọc mail nghi ngờ liệt bạn vào nhóm spamer. Và như vậy ở những chiến dịch email marketing sau này, tỷ lệ mail bạn gửi đi vào spam sẽ cực cao.

      Do vậy, định kỳ 3 tháng một lần bạn nên thực hiện biện pháp loại bỏ các địa chỉ email chết đi, chỉ giữ lại các địa chỉ email sống mà thôi. Để biết cách loại bỏ các email chết, bạn hãy tham khảo hướng dẫn sử dụng được đề cập trong phần mềm gửi mail hàng loạt vào inbox NinjaMailPro.com.

chữ ký số, hóa đơn điện tử giá mềm

3. Phân nhóm – Phân đoạn khách hàng

       Bạn nghĩ sao khi bán hàng, marketing không đúng đối tượng khách hàng mục tiêu?

      Chắc chắn là mất thời gian, công sức, tiền bạc mà chẳng mang lại hiệu quả gì.

      Trong email marketing cũng vậy, Bạn cần phải phân loại khách hàng thành các phân đoạn, phân nhóm khác nhau theo các tiêu chí phân đoạn, phân nhóm do bạn chỉ định như: theo giới tính, theo vị trí địa lý, theo trình độ, theo chức vụ, theo nghề nghiệp…

      Qua việc phân nhóm, phân đoạn khách hàng mục tiêu, bạn dễ dàng tổ chức nội dung về sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu này, qua đó sẽ gia tăng tỷ lệ mở mail, đọc mail và đặc biệt mail không bị khách hàng báo cáo với bộ lọc là spam.

      Vì vậy, luôn phải tiến hành phân nhóm, phân đoạn khách hàng.

      Trong các phần mềm gửi mail hàng loạt thì có phần mềm NinjaMailpro.com hỗ trợ bạn thực hiện điều này dễ dàng và không giới hạn.

 4. Thông tin người gửi mail phải rõ ràng

       Các bộ lọc mail đánh giá cao các mail có thông tin người gửi rõ ràng, thông thường phần from (gửi từ) của một email phải gồm Tên của người gửi + Tên thương hiệu cá nhân hoặc tổ chứcđịa chỉ email của người gửi phải gắn liền với tên miền của công ty, bộ lọc mail không thích các địa chỉ mail công cộng như yahoo mail, gmail…

      Ví dụ về thông tin người gửi mail rõ ràng:

Hoàng Uy – Chuyên gia Digital Marketing <HoangUy@HoangQuocUy.com>

      Ngoài ra, với thông tin người gửi mail rõ ràng thì đó cũng là một trong những yếu tố khiến khách hàng lưu tâm đến mail của bạn và muốn mở mail hơn nhiều so với các mail có thông tin người gửi không rõ ràng, có dấu hiệu spam.

5. Tiêu đề mail phải kích thích và gắn liền với nội dung của email

       Phần thông tin người gửi mail rõ ràng được tổ chức như gợi ý ở trên là một trong những yếu tố quan trọng khiến khách hàng chú tâm vào mail của bạn.

      Tuy nhiên, một email được tổ chức với tiêu đề mail hấp dẫn, kích thích, nhìn qua là biết mang lại giá trị hữu ích gì cho người nhận, thì những email như vậy dễ dàng được khách hàng mở ra để đọc hơn.

      Tiêu đề mail cần được xây dựng trước khi xây dựng nội  dung cho nó, làm như thế sẽ thuận và dễ xử lý hơn khi thực hiện ngược lại (Tức xây dựng nội dung xong mới đặt tên tiêu đề).

      Chiều dài của tiêu đề thư nên từ 15 đến 25 ký tự, đừng dài quá kẻo người nhận không hiểu hết ý của nội dung mail vì nó bị mất đi các ký tự thừa ra so với cửa sổ hiển thị của ứng dụng đọc mail, nếu ngắn quá thì khó diễn đạt ý và dễ bị bộ lọc coi là spam.

      Nhưng khi thiết kế tiêu đề của một email bạn cần phải lưu ý những điều sau để tránh bị các bộ lọc mail nghi ngờ spam, cụ thể:

    • Tiêu đề mail không được chứa các từ, cụm từ mang tính chất spam quảng cáo, bán hàng như: Miễn phí, giảm giá, khuyến mại…
    • Tiêu đề thư không được chứa các ký tự đặc biệt như ! @ # $ %…

Cách để viết tiêu đề hay, kích thích khách hàng đọc mail:

    • Tiêu đề mang tính mệnh lệnh, Ví dụ như: đừng chần chừ nữa, hãy đăng ký ngay để chúng tôi giữ ghế cho bạn!
    • Tiêu đề mang tính lợi ích: tức tiêu đề thể hiện lợi ích mà khách hàng nhận được khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn, ví dụ: Trở thành cao thủ về tiền lương chỉ trong 6 buổi tiếp thu kiến thức…
    • Tiêu đề mang tính cấp bách: Tiêu đề dạng này cần tạo được cảm giác cấp bách, thôi thúc để thúc đẩy hành vi của người nhận, tạo phản xạ mở Email ngay lập tức khi đọc tiêu đề, ví dụ: Bạn có muốn trở thành 1 trong năm người còn lại nhận phần quà này không?
    • Tiêu đề dạng câu hỏi: ví dụ: Bạn có muốn sở hữu công cụ bán hàng tuyệt vời này không?
    • Tiêu đề mang tính mê hoặc: Tiêu đề Email hấp dẫn với các từ ngữ, giọng điệu tạo cảm giác bí ấn, huyền ảo. Ví dụ: Sức mạnh khủng khiếp của công cụ tiếp cận khách hàng mà bạn cần phải sở hữu ngay!

 chữ ký số, hóa đơn điện tử giá mềm

6. Nội dung mail cần tổ chức mang lại giá trị cho người nhận

      Nội dung mail cần được tổ chức phù hợp với tiêu đề mail và nhóm khách hàng cần gửi tới, đặc biệt nó phải thể hiện được những lợi ích, giá trị mà khách hàng được hưởng lợi để gia tăng việc mở mail.

      Cũng giống như một bài văn, Nội dung mail gồm 3 thành phần chính: Phần mở đầu; Phần thân mail; Phần kết của email.

      Tuy nhiên nội dung mail cần viết theo lỗi hành văn của dân bán hàng, marketing, cần đi vào những điều thiết thực, không viển vông hão huyền khiến khách hàng chán ngán.

6.1. Phần mở đầu

      Phần mở đầu thường được bắt đầu với một câu chào thân thiện mang tính cá nhân hóa email, ví dụ: nếu người nhận mail tên là Hùng, thì câu chào này nên là: Chào Bạn Hùng! hoặc Bạn Hùng thân mến! Hoặc Hùng ơi! Đã lâu Uy không được gặp bạn rồi!…

      Một câu chào hỏi thân thiện và nêu rõ đích danh tên người nhận sẽ giúp cho người đọc mail cảm thấy thân thiện như thể họ là bạn bè thân thiết của chúng ta, qua đó càng dễ gây thiện cảm cho người đọc mail, đồng thời cho các bộ lọc mail biết, mình gửi mail cho người thân, bạn bè chứ không phải spam mail.

      Tiếp theo câu chào hỏi mang tính cá nhân hóa đó, là câu tóm tắt cho điều mà nội dung mail muốn gửi tới cho người đọc mail.

 6.2. Phần thân email

Ở phần này, Bạn triển khai ý để diễn đạt cụ thể hơn những điều mà bạn đã nêu trong phần mở đầu. Diễn đạt ý theo hướng nêu ra những lợi ích mà sản phẩm/dịch vụ đem lại cho khách hàng…

 6.3. Phần kết của email (giống phần kết luận của một bài văn)

      Phần này thường đưa ra lời kêu gọi hành động như: Để biết thêm thông tin chi tiết Bạn vui lòng kích vào liên kết sau: Liên kết dẫn tới bài viết hoàn chỉnh trên website của bạn hoặc Để được hỗ trợ sớm, bạn vui lòng liên hệ ngay với Uy theo số 0945.062.863…

 Các chú ý khi tổ chức nội dung email:

+ Nội dung email cần phải tổ chức phù hợp với tiêu đề mail và đối tượng khách hàng nhận mail.

+ Nội dung mail phải mang lại giá trị, lợi ích cho người nhận mail.

+ Nội dung mail có chiều dài trong khoảng từ 2/3 đến 1,5 trang A4.

+ Nội dung mail không được chứa các từ, cụm từ mang tính chất spam, bán hàng, marketing như: giảm giá, khuyến mại, miễn phí…

+ Nội dung mail không được mang thể hiện tính khủng bố, vi phạm thuần phong mỹ tục của Việt nam, vi phạm pháp luật Việt Nam, nói xấu người khác, không được mang tính chính trị…

+ Ảnh xử dụng trong email cần có kích thước càng bé càng tốt (nên <=200kb), ảnh không được chứa quá nhiều chữ, chứa các từ spam…

+ Không lạm dụng đưa quá nhiều link vào email, mỗi mail chỉ nên đưa tối đa 3 link mà thôi.

+ Nên dùng font chữ unicode Time News Roman, kích cỡ chữ 13pt, mầu chữ nên là mầu đen. Đừng lạm dụng đưa quá nhiều mẫu chữ, kiểu chữ, kích cỡ chữ vào khiến các bộ lọc liệt kê vào nhóm spam mail.

7. Test mail trước khi gửi

     Trước khi gửi thật bạn cần phải gửi thử cho một vài địa chỉ mail để xem kết quả thế nào, nếu kết quả vào spam hoặc mục promotion (của gmail) thì bạn cần quay về để chỉnh lại Title, nội dung mail rồi test lại cho đến khi nó vào mục inbox thì tiến hành gửi thật.

8. Chọn thời điểm gửi mail

     Thời điểm gửi mail cũng rất quan trọng, nếu bạn gửi mail vào lúc người nhận mail hay lên mạng hoặc đang ở trên mạng thì cơ hội họ mở mail là rất cao. Ngược lại gửi mail vào những lúc họ không có trên mạng hoặc gửi vào lúc họ bận thì nguy cơ mail sẽ bị các mail mới đè xuống dưới, qua đó mail của bạn sẽ có khả năng mất đi cơ hội được mở của người nhận mail.

Trên đây là toàn bộ những gì bạn cần phải làm để việc gửi mail hàng loạt sẽ gặt hái được những kết quả khả quan nhất.

Bạn cũng có thể tham khảo thêm bài viết về “Nghệ thuật quyến rũ khách hàng mục tiêu bằng email marketing” để nắm thêm những kiến thức quan trọng về công cụ này để triển khai cho tốt.

@Ps: Hãy cho biết cảm nhận của bạn vào cuối bài viết này nhé!

Hãy tham gia ngay vào Group Facebook Digital Marketing Pro 4.0 để trao đổi chuyên môn và phát triển năng lực cá nhân!

@Ps: Nếu Bạn muốn phát triển kỹ năng SEO tổng thể thì bạn có thể tham khảo bài viết sau “Học SEO tổng thể thực chiến tại Hà Nội“.

chữ ký số, hóa đơn điện tử giá mềm

  Từ khóa liên quan bài viết:
  Danh mục bài viết:
Hiển thị các bài viết khác

Giới thiệu về tác giả

Hoàng Quốc Uy
Hoàng Quốc Uy

Xem mô tả chi tiết tại đây: https://hoangquocuy.com/minh-la-uy/

Hiển thị các bài viết khác
Viết một lời bình

0 Lời bình

Chưa có lời bình nào!

Chỉ khi bạn đăng ký tài khoản người dùng, bạn mới có thể bắt đầu đăng lời bình.

Thêm một lời bình

Vui lòng điền các thông tin vào form dưới đây để tạo lời bình! Tất cả các Ô đánh dấu * đều bắt buộc phải nhập dữ liệu.