Ứng dụng Excel trong lĩnh vực HR

Tháng Sáu 21 00:01 2016 Viết bởi tác giả Hoàng Quốc Uy

excel Chào bạn!

Trong bài viết này, Uy sẽ giới thiệu với bạn các hàm Excel cơ bản mà dân HR phải biết để ứng dụng vào trong công việc, đặc biệt là công việc chuyên ngành C&B. Uy chọn lọc các hàm thật sự cần thiết cho công việc HR của bạn, hiểu bản chất các hàm, nắm bắt được cách sử dụng và ứng dụng các hàm đó, bạn hoàn toàn có thể giải quyết mọi bài toán HR mà không cần phải sử dụng đến các hàm Excel nâng cao.

Trong bài viết này, Uy cũng sẽ giới thiệu sơ qua về các tính năng nâng cao của Excel mà bạn cần phải biết để công việc của bạn đạt hiệu quả và hoàn thành nhanh hơn.

Cùng với bài viết này, Uy gửi đính kèm file các bài tập thực hành được biên soạn theo thứ tự từ dễ đến khó và hoàn toàn gắn liền với công việc thực tế của bạn. Các bài tập thực hành này giúp bạn thực hành nhuẫn nhuyễn các hàm cơ bản mà Uy sẽ giới thiệu sau đây (Bài tập thực hành sẽ được đưa ra ở cuối bài viết này).

I. Các hàm xử lý chuỗi

1. Hàm LEFT

1.1. Cú pháp: LEFT(Text,n)

Text: là chuỗi ban đầu;

n: Số ký tự cần cắt;

1.2. Công dụng: Cắt n ký tự tính từ trái của một chuỗi;

1.3. Ví dụ:

LEFT(“VIDUEXCEL”,4) = ?

2. Hàm RIGHT

2.1. Cú pháp: RIGHT(Text,n)

Text: là chuỗi ban đầu;

n: Số ký tự cần cắt;

2.2. Công dụng: Cắt n ký tự trong chuỗi ban đầu kể từ bên tay phải;

2.3. Ví dụ:

RIGHT(“VIDUEXCEL”,5) = ?

3. Hàm MID

3.1. Cú pháp: MID(Text, m, n)

Text: Chuỗi văn bản;

m: vị trí ứng với ký tự đầu cần lấy trong Text;

n: Số ký tự cần cắt;

3.2. Công dụng: Trích ra n ký tự kể từ vị trí bất kỳ (m) trong chuỗi văn bản;

3.3. Ví dụ:

MID(“VIDUEXCEL”,5,6) = ?

4. Hàm LEN

4.1. Cú pháp: LEN(Text)

4.2. Công dụng: Trả về chiều dài của chuỗi ký tự;

4.3. Ví dụ:

LEN(“VIDUEXCEL”) = ?

5. Hàm TRIM

5.1. Cú pháp: TRIM(Text);

5.2. Công dụng: Loại bỏ các khoảng trắng trong chuỗi ký tự (chỉ để lại một khoảng cách giữa các từ);

5.3. Ví dụ:

TRIM(“ Hoàng Quốc Uy ”) = ?

Toán tử thường dùng với chuỗi

II. Các hàm toán học

6. Hàm SUM

6.1. Cú pháp: SUM(Number1, Number2,…)

6.2. Công dụng: Tính tổng một dãy số;

7. Hàm SUMIF

7.1. Cú pháp: SUMIF(Dãy số 01, Điều kiện so sánh, Dãy số 02)

Dãy số 01: Dùng để tính tổng và so sánh với điều kiện so sánh;

Dãy số 02: Chỉ những số thuộc dãy số 02 được tính tổng nếu điều kiện so sánh giữa “Dãy số 01 và Điều kiện so sánh” thỏa mãn;

7.2. Công dụng: Tính tổng dãy số theo một điều kiện cho trước;

7.3. Ví dụ:

8. Hàm tính trung bình cộng AVERAGE

8.1. Cú pháp: AVERAGE(Number1, Number2,…)

8.2. Công dụng: Tính trung bình cộng của một dãy số;

8.3. Ví dụ:

9. Hàm MAX

9.1. Cú pháp: MAX(Number1, Number2,…)

9.2. Công dụng:

Trả về giá trị lớn nhất trong dãy số được liệt kê;

10. Hàm MIN

10.1. Cú pháp: MIN(Number1, Number2,…)

10.2. Công dụng:

Trả về số bé nhất trong dãy số được liệt kê;

11. Hàm COUNT

11.1. Cú pháp: COUNT(Value1, Value2,…)

11.2. Công dụng: Đếm ô chứa số trong bảng;

12. Hàm COUNTIF

12.1. Cú pháp: COUNTIF(Dãy số, điều kiện logic)

12.2. Công dụng: Trả về số ô chứa giá trị thỏa mãn một điều kiện logic nào đó;

12.3. Ví dụ: Bạn hãy theo dõi trong phần ví dụ ở file Bài tập thực hành đính phía dưới bài viết này!

13. Hàm MOD

13.1. Cú pháp: MOD(value1, value2)

13.2. Công dụng: Trả về phần dư trong phép chia của value1 với value2;

14. Hàm INT

14.1. Cú pháp: INT(số thập phân);

14.2. Công dụng: Trả về phần nguyên của một số thập phân;

14.3. Ví dụ: Bạn hãy theo dõi trong phần ví dụ ở file Bài tập thực hành đính phía dưới bài viết này!

15. Hàm làm tròn ROUND

15.1. Cú pháp: ROUND(Value1, n)

15.2. Công dụng: Làm tròn số thập phân Value1;

15.3. Ví dụ: ROUND(21.04567,2) = 21.05

Chú ý: nếu n>0 thì làm tròn đến chữ số n sau dấu chấm thập phân; Nếu n< 0 thì làm tròn đến chữ số |n|+1 trước dấu chấm thập phân, các chữ số đứng liền sau chữ số thứ |n|+1 ở trước dấu chấm thập phân đều chuyển thành số 0;

Toán tử thường dùng với các hàm toán học

III. Hàm điều khiển rẽ nhánh và hàm tìm kiếm

16. Hàm điều khiển rẽ nhánh IF

16.1. Cú pháp: IF(Logic_Test, Value1, Value2)

16.2. Công dụng:

Nếu biểu thức Logic_test là True thì câu lệnh IF trả về giá trị Value1, ngược lại thì trả về giá trị Value2;

16.3. Ví dụ: Bạn hãy theo dõi trong phần ví dụ ở file Bài tập thực hành đính phía dưới bài viết này!

17. Hàm tìm kiếm VLOOKUP

17.1. Cú pháp: VLOOKUP(Value1, Table_Array, Col_Index, Range_Lookup)

Value1: Giá trị cần dò tìm;

Table_Array: Bảng giá trị cần dò;

Col_Index: Số thứ tự của cột cần lấy dữ liệu từ Table_Array;

Range_Lookup: Phạm vi tìm kiếm (1: Dò tìm tương đối; 0: Dò tìm chính xác);

17.2. Công dụng:

Trả về giá trị của một ô ứng với cột Col_Index trong bảng Table_Array và dòng ứng với giá trị Value01 tìm được trong bảng Table_Array;

17.3. Ví dụ: Bạn hãy theo dõi trong phần ví dụ ở file Bài tập thực hành đính phía dưới bài viết này!

IV. Hàm ngày tháng

18. Hàm TODAY()

18.1. Cú pháp: TODAY()

18.2. Công dụng:

Trả về ngày tháng năm hiện tại của hệ thống;

18.3. Ví dụ: = TODAY() => Kết quả = ?

19. Hàm NOW()

19.1. Cú pháp: NOW()

19.2. Công dụng:

Trả về ngày tháng năm và giờ phút hiện tại của hệ thống;

19.3. Ví dụ: = NOW() => Kết quả = ?

20. Hàm DAY

20.1. Cú pháp: DAY(DateValue)

20.2. Công dụng:

Trả về stt ngày của một giá trị kiểu dữ liệu ngày – tháng – năm

20.3. Ví dụ:

DAY(235) = ?; DAY(3/19/2014) = ?

21. Hàm MONTH

21.1. Cú pháp: MONTH(DateValue)

21.2. Công dụng:

Trả về tháng ứng với giá trị kiểu ngày tháng năm hoặc số ngày trong năm;

21.3. Ví dụ:

MONTH(235) = ?; MONTH(3/19/2014) = ?;

22. Hàm YEAR

22.1. Cú pháp: YEAR(DateValue)

22.2. Công dụng:

Trả về năm tương ứng với kiểu dữ liệu dạng ngày;

22.3. Ví dụ:

YEAR(3/19/2014) = ?

23. Hàm WEEKDAY

23.1. Cú pháp: WEEKDAY(Datevalue)

23.2. Công dụng:

Trả về thứ trong tuần ứng với kiểu dữ liệu dạng ngày tháng năm;

Hàm trả về giá trị trong khoảng từ 1 đến 7 (ứng với chủ nhật đến thứ 7);

23.3. Ví dụ:

= WEEKDAY(3/19/2014) => Kết quả = ? (Thứ mấy?)

V. Các hàm logic

24. Hàm AND

24.1. Cú pháp: AND(Logic1, Logic2,…)

24.2. Công dụng:

Hàm trả về giá trị TRUE nếu các biểu thức Logic1, Logic1,…đều trả về giá trị TRUE; Hàm trả về giá trị FALSE khi ít nhất một biểu thức Logic trả về giá trị FALSE;

24.3. Ví dụ:

AND(3>2, 4 >1, 5 >4) = ?

AND(3<2, 4 >1, 5 >4) = ?

25. Hàm OR

25.1. Cú pháp: OR(Logic1, Logic2,…)

25.2. Công dụng:

Hàm trả về giá trị TRUE nếu một trong các biểu thức Logic1, Logic1,…trả về giá trị TRUE; Hàm trả về giá trị FALSE khi tất cả các biểu thức Logic1, Logic2,… trả về giá trị FALSE;

25.3. Ví dụ:

OR(3>2, 4 >1, 5 >4) = ?

OR(3<2, 4 <=1, 5<4) = ?

26. Hàm NOT

26.1. Cú pháp: NOT(Logic)

26.2. Công dụng: Hàm trả về giá trị phủ định của biểu thức logic;

26.3. Ví dụ:

NOT(3>2) = ?

NOT(3<2) = ?

VI. Các kiến thức nâng cao trong Excel

Ngoài các hàm cơ bản ở trên, bạn cũng cần phải làm chủ được các kiến thức nâng cao trong Excel để có thể giải các bài toán HR hiệu quả hơn, với thời gian hoàn thành sớm hơn. Sau đây, Uy sẽ giới thiệu một số phần nâng cao trong Excel tới bạn (những phần này mình sẽ chia sẻ trong các buổi offline do Uy và các anh chị Đồng nghiệp tổ chức); Phần Excel nâng cao gồm:

1. Tạo dữ liệu dạng kéo thả;

2. Thiết lập điều kiện nhập liệu;

3. Tạo mầu tự động cho các ô dữ liệu;

4. Đặt lọc dữ liệu;

5. Hiển thị dữ liệu tổng hợp theo nhóm;

6. Tạo các biểu mẫu phân tích dữ liệu thông minh;

7. Macro trong Excel;

8. Các hàm Excel nâng cao;

9. Dự báo trong lĩnh vực HR;

10. Bảo mật trong Excel;

VII. Bài tập thực hành

Để ứng dụng các hàm Excel cơ bản một cách nhuần nhuyễn vào công việc thực tế ứng với lĩnh vực HR, Uy đã biên soạn một loạt các bài tập từ đơn giản đến phức tạp ứng với các công việc đặc thù trong lĩnh vực HR như: Chấm công, xử lý thi sát hạch, xử lý dữ liệu nhân sự, tính thuế TNCN, chuyển đổi lương Net sang Gross, tính toán lương cho nhân sự…

Để nhận được file Excel bài tập thực hành “Ứng dụng Excel trong lĩnh vực HR” bạn hãy kích chuột vào link sau: BÀI TẬP THỰC HÀNH “ỨNG DỤNG EXCEL TRONG LĨNH VỰC HR”

Nếu có gì thắc mắc xin hãy đưa ra ý kiến của bạn trong mục “Nội dung lời bình” ở cuối bài viết này, Uy sẽ giải đáp giúp bạn!

Chúc bạn hoàn thành tốt phần bài tập thực hành để có thêm nhiều kinh nghiệm sử dụng các hàm cơ bản của Excel!

MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ BUỔI CHIA SẺ VỚI CHỦ ĐỀ “ỨNG DỤNG EXCEL TRONG LĨNH VỰC HR”